Polityka prywatności

WERSJA ROBOCZA DO UZUPEŁNIENIA PRZED PUBLIKACJĄ NA DOCELOWEJ STRONIE. Pola w nawiasach kwadratowych wymagają potwierdzenia przez Administratora: dane Administratora, adres strony, stosowane usługi i narzędzia, okresy przechowywania oraz monitoring. Po ich uzupełnieniu należy usunąć ten komunikat.

Niniejsza Polityka prywatności opisuje przetwarzanie danych osobowych w związku z korzystaniem ze strony [UZUPEŁNIĆ: docelowy adres strony internetowej], kontaktem z Villa Nawrot, dokonywaniem rezerwacji oraz pobytem w obiekcie. Uzupełnia informacje zawarte w Regulaminie Villa Nawrot.

Podstawowym aktem prawnym regulującym ochronę danych jest rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., czyli ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”.

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest [UZUPEŁNIĆ: imię i nazwisko właściciela oraz nazwa firmy, pod którą prowadzona jest działalność], prowadzący obiekt Villa Nawrot.

• Adres: ul. Do Samków 4, 34-500 Zakopane.
• NIP: [UZUPEŁNIĆ].
• REGON: [UZUPEŁNIĆ].
• E-mail: villanawrot.zakopane@gmail.com.
• Telefon: +48 602 761 963.

§1. Jakie dane przetwarzamy i skąd je otrzymujemy

1.1. Rezerwacja i pobyt

W zakresie niezbędnym do obsługi rezerwacji dokonanej online, e-mailem lub telefonicznie oraz realizacji pobytu Administrator przetwarza:

• imię i nazwisko osoby rezerwującej oraz dane kontaktowe podane w związku z rezerwacją, w szczególności adres e-mail i numer telefonu;
• dane rezerwacji, w tym termin pobytu, liczbę osób, wybrany pokój lub apartament, uzgodnione warunki i zmiany rezerwacji;
• dane dotyczące rozliczenia pobytu, zadatku, pozostałej należności i ewentualnych zwrotów;
• dane potrzebne do wystawienia dokumentu sprzedaży, gdy dotyczy, oraz wykonania obowiązków podatkowych;
• informacje zawarte w korespondencji dotyczącej pobytu, zgłoszeń, reklamacji i ewentualnych roszczeń.

Podanie danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy jest warunkiem obsługi rezerwacji i pobytu. Bez tych danych Administrator nie może zrealizować usługi. Podanie danych wymaganych przepisami prawa jest obowiązkowe w zakresie wynikającym z tych przepisów. Pozostałe dane są dobrowolne.

Obsługa rezerwacji nie wymaga odrębnej zgody na przetwarzanie danych niezbędnych do wykonania umowy. Potwierdzenie zapoznania się z polityką prywatności lub akceptacja regulaminu nie są zgodą marketingową.

1.2. Weryfikacja tożsamości przy przyjeździe

Jeżeli regulamin obiektu przewiduje okazanie dokumentu ze zdjęciem w celu potwierdzenia tożsamości Gościa, dane widoczne w dokumencie mogą być wykorzystane wyłącznie w zakresie niezbędnym do tej weryfikacji. Sam obowiązek okazania dokumentu nie oznacza obowiązku przekazania jego kopii ani zapisywania wszystkich zawartych w nim danych.

[DO POTWIERDZENIA: czy dokument jest jedynie okazywany oraz jakie dane, jeśli jakiekolwiek, są zapisywane i przez jaki okres. Nie należy wpisywać kopiowania dokumentów jako rutynowej praktyki bez odrębnej oceny jej niezbędności i podstawy prawnej.]

1.3. Przeniesienie rezerwacji i dane innych Gości

Jeżeli regulamin dopuszcza przeniesienie rezerwacji, Administrator może otrzymać od dotychczasowego Klienta dane identyfikacyjne i kontaktowe osoby przejmującej rezerwację. Następnie osoba ta potwierdza przejęcie rezerwacji i przekazuje niezbędne dane osobowe oraz dane do rozliczeń. Dane innych Gości mogą pochodzić od osoby dokonującej rezerwacji, wyłącznie w zakresie potrzebnym do organizacji pobytu.

Osoba przekazująca dane innych osób powinna poinformować je o przekazaniu danych i udostępnić im niniejszą politykę. Administrator realizuje wobec tych osób własny obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO, w stosownym terminie, w szczególności przy pierwszym kontakcie, jeżeli następuje on wcześniej niż upływ miesiąca od pozyskania danych.

1.4. Kontakt, reklamacje i odesłanie rzeczy

Przy kontakcie e-mailowym, telefonicznym lub przez formularz kontaktowy na podstronie Kontakt przetwarzane są dane kontaktowe i treść zgłoszenia. Formularz zbiera imię, adres e-mail i treść wiadomości. Jeżeli Gość prosi o odesłanie pozostawionych rzeczy, Administrator przetwarza również dane odbiorcy i adres przesyłki. Podanie danych kontaktowych lub adresowych jest konieczne odpowiednio do udzielenia odpowiedzi lub wykonania wysyłki.

1.5. Dane płatnicze

Administrator przetwarza informacje o wpłatach potrzebne do przypisania płatności do rezerwacji, jej potwierdzenia oraz rozliczenia.

[DO POTWIERDZENIA: dostępne formy płatności (przelew, zadatek, płatność kartą lub online). Jeżeli płatności online obsługuje zewnętrzny operator lub system rezerwacji, uzupełnić jego nazwę, rolę, zakres przekazywanych danych i link do polityki prywatności.]

1.6. Dane techniczne strony

Przy korzystaniu ze strony przeglądarka łączy się z serwerem strony oraz z usługami zewnętrznymi, które są na niej osadzone. Na dzień przygotowania tego dokumentu są to: mapa Google na podstronie Kontakt, czcionki ładowane z serwerów Google, panel zgód na pliki cookies CookieAsy oraz moduł opinii Gości. Podczas takiego połączenia dostawca usługi otrzymuje co najmniej adres IP urządzenia i informacje o przeglądarce.

[UZUPEŁNIĆ PO URUCHOMIENIU DOCELOWEJ STRONY: zakres logów serwera, w tym adres IP, czas żądania i informacje o przeglądarce, oraz okres ich przechowywania; potwierdzić listę usług zewnętrznych i ewentualne narzędzia analityczne i reklamowe. Na obecnej wersji strony nie wykryto narzędzi analitycznych ani reklamowych.]

1.7. Monitoring

[DO POTWIERDZENIA: czy obiekt lub parking na posesji są objęte monitoringiem. Jeżeli nie, usunąć ten punkt oraz odwołania do monitoringu w §2 i §4.]

Jeżeli obiekt lub parking są monitorowane, monitoring służy ochronie osób i mienia oraz ustalaniu okoliczności zdarzeń. Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora w zapewnieniu bezpieczeństwa i ochronie przed roszczeniami, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

[UZUPEŁNIĆ: dokładny obszar objęty kamerami, zakres utrwalanych danych, informacja, czy obraz jest nagrywany, okres przechowywania nagrań, osoby lub podmioty mające dostęp oraz sposób oznaczenia obszaru monitorowanego.]

§2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Przygotowanie, zawarcie i wykonanie umowy: obsługa zapytań o rezerwację, potwierdzeń, płatności, pobytu, zmian i przeniesienia rezerwacji w zakresie dotyczącym strony umowy. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Obsługa pobytu pozostałych Gości i weryfikacja tożsamości: organizacja pobytu oraz sprawdzenie uprawnienia do skorzystania z rezerwacji. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora w prawidłowej realizacji usługi i zapobieganiu nadużyciom, w zakresie niezbędnym do tych celów.
• Obowiązki prawne: rozliczenia podatkowe, dokumentacja księgowa i inne obowiązki znajdujące zastosowanie do pobytu i działalności Administratora. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami.
• Kontakt i zgłoszenia: udzielanie odpowiedzi na zapytania, w tym wysłane przez formularz kontaktowy, niezwiązane bezpośrednio z zawarciem umowy. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli interes w prowadzeniu korespondencji i rozwiązywaniu zgłoszonych spraw.
• Reklamacje i roszczenia: realizacja obowiązków związanych z reklamacjami oraz ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń. Podstawa: odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiązków prawnych oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie ochrony praw Administratora.
• Odesłanie pozostawionych rzeczy: realizacja prośby Gościa o ich zwrot. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli interes w obsłudze spraw związanych z pobytem i zwrocie mienia.
• Działanie strony i osadzonych usług (mapa, czcionki, panel zgód, opinie): wyświetlenie strony i funkcji, z których korzysta użytkownik. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli interes w prawidłowym działaniu strony; w zakresie technologii wymagających zgody – zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
• Bezpieczeństwo (monitoring, jeżeli jest stosowany): cel i podstawa opisane w punkcie 1.7.

[DO UZUPEŁNIENIA: cele, zakres i podstawy przetwarzania ewentualnej analityki i marketingu. Analityka i reklama oparta na opcjonalnych cookies wymagają uprzedniej zgody. Wysyłka informacji handlowych oraz marketing bezpośredni drogą elektroniczną lub telefoniczną wymagają także uwzględnienia art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Nie potwierdzono prowadzenia tych działań.]

§3. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG

Dane są udostępniane wyłącznie w niezbędnym zakresie, przy istnieniu odpowiedniej podstawy prawnej. Odbiorcami mogą być podmioty obsługujące rozliczenia bankowe, organy uprawnione do uzyskania danych na podstawie prawa, a w przypadku odesłania rzeczy operator pocztowy lub firma kurierska.

W związku z działaniem strony dane techniczne mogą otrzymywać dostawcy osadzonych usług: Google (mapa i czcionki), CookieAsy (panel zgód na cookies) oraz Tatra Pixel (moduł opinii Gości).

[UZUPEŁNIĆ: rzeczywiście używani dostawcy hostingu, poczty e-mail, obsługi IT, systemu rezerwacji (np. HotRes, jeżeli będzie używany), księgowości, płatności i monitoringu oraz ewentualni dostawcy analityki, reklamy i platform rezerwacyjnych; określić, kiedy działają jako podmioty przetwarzające, a kiedy jako odrębni administratorzy.]

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora powinny działać na podstawie umów powierzenia i zgodnie z jego poleceniami. Odrębni administratorzy odpowiadają za własne cele i zasady przetwarzania.

Transfery poza Europejski Obszar Gospodarczy

[DO POTWIERDZENIA: czy używane usługi wiążą się z przekazywaniem danych poza EOG – dotyczy to w szczególności usług Google i poczty e-mail. Jeżeli tak, wskazać odbiorców, państwa, właściwy mechanizm transferu, np. mającą zastosowanie decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne, oraz sposób uzyskania kopii zabezpieczeń.]

§4. Jak długo przechowujemy dane

• Rezerwacje i pobyt: przez okres potrzebny do zawarcia i wykonania umowy, a następnie w niezbędnym zakresie do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń. Termin zależy od rodzaju roszczenia i może ulec zmianie wskutek zdarzeń przewidzianych prawem.
• Dokumentacja podatkowa: przez okres wymagany przepisami, co do zasady do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, wynoszącego 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Przepisy mogą powodować wydłużenie tego okresu. Do dokumentacji księgowej stosuje się właściwe okresy ustawowe.
• Korespondencja, wiadomości z formularza i reklamacje: przez czas obsługi sprawy, a następnie tylko w zakresie potrzebnym do wykonania obowiązków prawnych albo ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń, do upływu właściwych terminów.
• Dane do odesłania rzeczy: przez czas organizacji i rozliczenia wysyłki, a następnie w zakresie potrzebnym do obsługi związanych z nią roszczeń.
• Monitoring, jeżeli jest stosowany: [UZUPEŁNIĆ: faktyczny okres przechowywania nagrań albo potwierdzić brak nagrywania]. Jeżeli nagranie zostanie zabezpieczone jako dowód konkretnego zdarzenia, okres jego przechowywania powinien być ograniczony do czasu niezbędnego do wyjaśnienia sprawy lub zakończenia właściwego postępowania.
• Logi, cookies i dane narzędzi internetowych: [UZUPEŁNIĆ: rzeczywiste okresy lub precyzyjne kryteria usunięcia danych, zgodne z ustawieniami strony i usług].

Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, trwa do jej cofnięcia lub wcześniejszego ustania celu. Cofnięcie zgody nie powoduje usunięcia danych, które nadal muszą być przetwarzane na innej podstawie prawnej, np. w celu wykonania obowiązku podatkowego.

§5. Twoje prawa

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia danych niekompletnych;
• usunięcia danych w przypadkach przewidzianych w RODO;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany i opiera się na zgodzie albo umowie, w zakresie przewidzianym prawem;
• wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu; w przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw można wnieść w każdej chwili bez uzasadnienia;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli jest podstawą przetwarzania, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Informacje o kontakcie: uodo.gov.pl.

W celu skorzystania z praw napisz na villanawrot.zakopane@gmail.com lub na adres Administratora. Jeżeli wystąpią uzasadnione wątpliwości co do tożsamości wnioskodawcy, Administrator może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia.

Odpowiedź jest udzielana bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W przypadkach przewidzianych RODO termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące ze względu na skomplikowany charakter lub liczbę żądań. Informacja o przedłużeniu i jego przyczynach jest przekazywana w ciągu pierwszego miesiąca.

§6. Pliki cookies i podobne technologie

6.1. Czym są cookies

Cookies to niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu podczas korzystania ze strony. Podobne technologie mogą zapisywać lub odczytywać informacje z urządzenia także bez użycia takich plików.

6.2. Kategorie i zgody

Zgoda nie jest wymagana wyłącznie w przypadkach przewidzianych prawem, w tym gdy zapis lub odczyt jest konieczny do transmisji komunikatu albo dostarczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika. Pozostałe technologie, w szczególności analityczne i reklamowe, powinny być uruchamiane po uzyskaniu odpowiedniej zgody, zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej, a przy przetwarzaniu danych osobowych także z RODO.

[UZUPEŁNIĆ PO URUCHOMIENIU DOCELOWEJ STRONY: wykaz faktycznie stosowanych cookies i podobnych technologii z nazwą, dostawcą, kategorią, celem, okresem działania oraz informacją o odbiorcach danych. Na obecnej wersji strony nie wykryto analityki, reklamy ani remarketingu – jeśli to się nie zmieni, wskazać to wprost.]

6.3. Zarządzanie zgodami

Na stronie działa panel zgód CookieAsy, w którym można udzielić, odmówić lub wycofać zgodę na opcjonalne pliki cookies.

[UZUPEŁNIĆ: dokładny sposób ponownego otwarcia ustawień panelu. Potwierdzić, że opcjonalne technologie są blokowane przed zgodą i po jej wycofaniu.]

Wycofanie zgody powinno być równie łatwe jak jej udzielenie. Nie wpływa ono na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Ustawienia przeglądarki pozwalają dodatkowo usuwać lub blokować cookies; ograniczenie niezbędnych cookies może wpływać na działanie żądanych funkcji strony. Samo usunięcie plików nie zastępuje zmiany zapisanej zgody.

6.4. Informacje o dostawcach

[UZUPEŁNIĆ: linki do polityk prywatności wyłącznie potwierdzonych dostawców narzędzi, w tym Google i CookieAsy.]

§7. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

[DO POTWIERDZENIA: czy Administrator stosuje zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie, wywołujące skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływające na osoby. Jeśli tak, opisać podstawę, zasady, znaczenie, przewidywane konsekwencje i odpowiednie prawa. Oddzielnie potwierdzić ewentualne profilowanie reklamowe, jego narzędzia i możliwość wycofania zgody.]

§8. Bezpieczeństwo danych

Administrator jest zobowiązany do stosowania środków technicznych i organizacyjnych odpowiadających ryzyku przetwarzania danych, ograniczania dostępu do osób uprawnionych oraz zapewnienia poufności danych.

[DO POTWIERDZENIA PRZED PUBLIKACJĄ: stosowanie HTTPS na docelowej stronie i w formularzu, zasady upoważnień i dostępu, zabezpieczenia usług oraz kopii zapasowych. Opis końcowy powinien odpowiadać rzeczywistym rozwiązaniom i nie ujawniać szczegółów mogących osłabić bezpieczeństwo.]

§9. Rezerwacje przez zewnętrzne platformy

[DO POTWIERDZENIA: przez jakie zewnętrzne platformy przyjmowane są rezerwacje (obiekt jest obecny m.in. na Booking.com). Podać ich nazwy, linki do polityk prywatności, kategorie danych otrzymywanych przez Administratora oraz źródło tych danych.]

Jeżeli dane rezerwacji pochodzą od pośrednika, Administrator wykorzystuje je w zakresie niezbędnym do obsługi rezerwacji i pobytu, wykonania obowiązków prawnych oraz ochrony roszczeń, zgodnie z celami i okresami wskazanymi w niniejszej polityce. Zasady własnego przetwarzania przez platformę określa jej polityka prywatności.

§10. Zmiany polityki prywatności

Polityka jest aktualizowana w razie zmian przepisów, sposobów przetwarzania danych, usług lub narzędzi wykorzystywanych przez Administratora. Aktualna wersja wraz z datą obowiązywania jest udostępniana na tej stronie. O istotnych zmianach Administrator informuje w sposób odpowiedni do ich charakteru. Aktualizacja polityki nie zastępuje uzyskania nowej zgody, jeżeli jest ona wymagana.

§11. Kontakt w sprawach ochrony danych

Pytania dotyczące danych osobowych i żądania związane z realizacją praw możesz kierować:

• e-mailem: villanawrot.zakopane@gmail.com;
• telefonicznie: +48 602 761 963;
• pisemnie: [UZUPEŁNIĆ: imię i nazwisko / nazwa firmy], Villa Nawrot, ul. Do Samków 4, 34-500 Zakopane.

Terminy odpowiedzi na żądania dotyczące danych osobowych określa §5. Są one odrębne od terminu rozpatrywania reklamacji dotyczących usług, wskazanego w regulaminie.